Electro-alella
Sistema de gestión de incidencias y reparaciones
Descripción del proyecto
Electro Alella S.L. es una empresa especializada en instalaciones eléctricas y servicios técnicos para edificios, con sede en Barcelona. Su actividad abarca las instalaciones eléctricas de baja tensión y otros trabajos relacionados con las instalaciones y el mantenimiento de inmuebles.
Antes de Notion, gestionaba su actividad de forma tradicional: la información estaba repartida entre diferentes documentos y canales de comunicación, lo que dificultaba consultar el historial de cada cliente, asignar responsabilidades y hacer seguimiento de las incidencias.
Diseñamos un sistema operativo en Notion para un equipo formado por dos managers y tres operarios. El objetivo era centralizar la información y crear un flujo de trabajo claro, desde la entrada de una incidencia hasta su resolución.
Alcance
- Implementación
- Automatizaciones
- Migración
- Documentación
- Formación
🚩 La operativa estaba repartida entre una única base de datos básica y correos electrónicos. Parte de la información de las incidencias quedaba en los emails, por lo que era fácil perder el hilo o no tener todo el contexto en un mismo sitio.
🚩 La base de datos no tenía vistas ni filtros para identificar rápidamente qué incidencias seguían abiertas, cuáles estaban resueltas y qué requería atención.
🚩 Falta de una forma clara de coordinar el trabajo entre dos personas y de dar a los operarios acceso (de forma sencilla) a sus incidencias para que pudieran informar del trabajo realizado.
🥂 Dashboard operativo: se creó un punto de entrada para acceder a las áreas clave del sistema y consultar la información operativa de Electro-Alella desde un mismo lugar.
🥂 Bases de datos conectadas: la información se organizó en bases de datos relacionadas de clientes, proyectos, presupuestos, proveedores, incidencias, operadores y documentos, reduciendo la dependencia de datos dispersos en correos.
🥂 Gestión de incidencias: se definieron campos, prioridades, estados y vistas para registrar cada incidencia, asignarla y seguirla hasta su resolución y cierre. Todo con la información disponible del cliente.
🥂 Reporte de operarios: se estableció un flujo para que los operarios consulten sus incidencias y reporten el trabajo realizado mediante cambios de estado, registro de horas, notas, fotos y facturas.
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