PV ARQUITECTOS
Sistema de gestión para estudio de arquitectura
Descripción del proyecto
Pérez Velasco Arquitectos es un estudio de arquitectura con sede en México y un equipo de 18 personas, organizado en las áreas de Diseño y Obra. Necesitaban un sistema de trabajo capaz de crecer con el equipo y coordinar la operación de ambos departamentos.
La plantilla básica de Notion que utilizaban no daba respuesta a sus necesidades ni facilitaba incorporar a nuevas personas. Como consecuencia, parte del equipo no usaba la herramienta, la información se dispersaba y cada persona gestionaba su trabajo por separado, sin una fuente de verdad compartida, fiable, relevante y accesible.
El sistema debía dar soporte a flujos de trabajo que conectan proyectos, tareas, clientes, requerimientos, reuniones y contratistas.
Alcance
- Implementación
- Dashboards
- Plantillas internas
- Automatizaciones
- Migración
- Custom Agents
- Documentación
🚩 Sistema poco escalable y baja adopción. La plantilla básica del Marketplace no estaba preparada para un equipo de 18 personas ni para incorporar nuevos integrantes; el caos era la causa de la baja adopción del equipo.
🚩Información dispersa, sin una fuente de verdad. El contexto de los proyectos se perdía o quedaba repartido entre espacios, dificultando encontrar información fiable y accesible para todo el equipo.
🚩 Trabajo aislado y poca coordinación entre departamentos. Cada persona gestionaba sus tareas por separado y faltaba un canal claro para coordinar requerimientos entre áreas.
🚩 Seguimiento con demasiados pasos manuales. Los managers tenían poca visibilidad del avance individual y por proyecto, el acceso al trabajo diario estaba poco organizado y había que crear reuniones manualmente y añadirlas después a Notion.
🚩 Visibilidad limitada para la supervisión. A los managers les costaba seguir el estado de las tareas y tener una lectura conjunta del avance de cada proyecto y la carga de trabajo individual.
🥂 Bases de datos y plantillas conectadas. Se rediseñó la estructura de bases de datos. Ahora la información puede consultarse desde distintos espacios sin tener que duplicarla. Las plantillas internas dan a los nuevos registros una estructura común.
🥂 Dashboards por departamento. Un espacio independiente para cada área (Diseño y Obra) con acceso a la información que necesita en su día a día. Mismas vistas, con filtros específicos.
🥂 Fichas de proyecto completas. Cada proyecto dispone de una ficha que reúne su resumen. Esto permite consultar el contexto del proyecto y acceder al trabajo asociado desde un mismo lugar.
🥂 Fichas personales. Cada integrante cuenta con un espacio individual que reúne sus tareas, próximas entregas, reuniones semanales y notas. Esta ficha funciona como punto de entrada al trabajo diario.
🥂 Requerimientos entre departamentos. Un canal compartido para registrar y dar seguimiento a las solicitudes entre diseño y Obra. Cada requerimiento recoge la solicitud, la persona responsable y su estado.
🥂 Automatizaciones y avisos. Se configuraron notificaciones para aprobaciones, cambios de estado y nuevos requerimientos.
🥂 Creación de Custom Agent. Se organizó una base de datos de reuniones y se creó un Custom Agent encargado de agendarlas, avisar a sus participantes y generar el enlace de Google Meet. Así se reducen los pasos manuales de coordinación.
🥂 Gráficas de seguimiento. Se incorporaron visualizaciones para consultar el desempeño individual y por proyecto. Estas gráficas ofrecen a los managers una lectura más clara del desempeño.
🥂 Migración de datos. Se trasladaron los datos existentes a la nueva estructura de Notion para que el equipo pudiera seguir trabajando con su información dentro del sistema rediseñado.
¿Listo para poner en orden tu negocio con Notion?
Reserva una sesión de claridad para comentar tu proyecto, dar claridad a tus procesos y decidir el servicio más conveniente.
