only good people
Sistema de gestión de artistas y proyectos musicales
Descripción del proyecto
Only Good People es una empresa del sector musical dedicada al management de artistas, compositores y productores, la edición musical (publishing) y la actividad discográfica. Opera desde Londres, Estocolmo y Berlín, y coordina artistas, proyectos, lanzamientos, campañas y songwriting camps, además de su operativa interna.
La empresa había contratado previamente a un profesional a través de Upwork para desarrollar su workspace en Notion, pero no estaba satisfecha con el resultado. Aunque el sistema ya conectaba las principales bases de datos, necesitaba una organización más clara y paneles que facilitasen el seguimiento del trabajo.
La intervención se centró en optimizar esa base existente para convertirla en un sistema de gestión óptimo, sin reconstruirla desde cero.
Alcance
- Optimización
- Dashboards
- Plantillas internas
🚩 Información conectada, pero sin una lectura operativa consistente. Las bases de datos existentes necesitaban vistas que destacasen las prioridades, los plazos y las situaciones que requerían atención.
🚩Dificultad para distinguir el trabajo urgente.El diagnóstico identificaba la necesidad de diferenciar tareas en plazo, vencidas y bloqueadas, en lugar de consultar únicamente listados acumulados.
🚩 Falta de una perspectiva individual del trabajo. Cada integrante necesitaba un punto de consulta de sus responsabilidades, proyectos y artistas asignados.
🚩Necesidad de contextualizar la planificación. La consulta de tareas debía convivir con los próximos lanzamientos y los distintos tipos de proyectos del negocio.
🚩 Visibilidad limitada para la supervisión. A la manager les costaba seguir el estado de las tareas y tener una lectura conjunta del avance de cada proyecto y la carga de trabajo individual.
🥂 Dashboard operativo. El panel principal reúne cuatro indicadores: tareas vencidas, tareas con vencimiento hoy, tareas bloqueadas y próximos lanzamientos. Así ofrece una lectura rápida de la situación antes de consultar cada registro.
🥂 Gestión de tareas. Se organizaron vistas de alta prioridad, esta semana y este mes, además de accesos a tareas de hoy, bloqueadas y vencidas. Los registros facilitan el seguimiento de lo urgente y lo próximo.
🥂 Fichas de artistas y proyectos. La gestión se separó en dos bases de datos, cada una con un dashboard operativo de estructura similar. Además, cada artista y cada proyecto dispone de su propio panel para hacer seguimiento de su actividad y reunir toda su ficha en un solo lugar.
🥂 Fichas personales. Una base de datos del equipo sirve de punto de entrada a dashboards individuales. Cada uno combina proyectos y artistas asignados con indicadores de lanzamientos del mes y tareas semanales.
🥂 Calendarios de lanzamientos y sesiones. El panel operativo reúne una vista de los lanzamientos de las próximas semanas y el calendario de sesiones. Son bases de datos que requerían mejoras.
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