Cómo mantener organizados los archivos digitales de tu marca personal
Como emprendedora, uno de los mayores desafíos a los que me he enfrentado ha sido organizar los archivos digitales de mi marca personal. Existen miles de herramientas y distintos métodos de organización. Por lo tanto a veces puede resultar abrumador y frustrante.
En este artículo, exploraremos algunas estrategias para organizar y mantener los archivos digitales de tu negocio. Para que puedas encontrarlos fácilmente y ganar una mayor productividad y eficiencia en tu trabajo diario como emprendedora digital.
1. Notion
Notion es una herramienta muy útil para organizar los archivos digitales de un negocio digital. Es la opción que más merece la pena y la que personalmente utilizo para organizar Estudio Caótico. Te comparto algunos consejos para sacarle el máximo rendimiento:
- Crea una página de inicio: lo primero que debes hacer es crear una página de inicio para tu marca personal. Esta página debe contener una descripción general de tu negocio, tus objetivos y tus valores. También puedes incluir enlaces a las diferentes secciones o páginas de tu Notion.
- Crea secciones para tus archivos: crea diferentes secciones en tu Notion para organizar tus archivos digitales. Por ejemplo, puedes crear una sección para tus facturas, otra para tus contratos, otra para tus diseños, y así sucesivamente.
- Utiliza bases de datos: las bases de datos en Notion son una excelente forma de organizar y filtrar tus archivos digitales. Puedes crear una base de datos para tus facturas, por ejemplo, y luego filtrar por fecha o proveedor para encontrar la información. También una base de datos de tus finanzas, o de tu calendario editorial.
- Usa etiquetas: las etiquetas son una forma fácil de clasificar tus archivos digitales. Puedes etiquetar tus archivos con palabras clave para que sea más fácil encontrarlos. Por ejemplo, puedes etiquetar un diseño como «logotipo» o «tarjeta de visita».
- Crea una sección de borradores: es posible que tengas archivos digitales que no estén listos para su uso inmediato, pero que quieras mantener en un lugar seguro. Crea una sección de borradores en tu Notion para mantener estos archivos seguros pero accesibles.
- Utiliza integraciones: Notion tiene muchas integraciones con otras herramientas digitales, como Google Drive y Dropbox. Aprovecha estas integraciones para importar y exportar archivos digitales de manera fácil y rápida.
2. Google Drive
La segunda opción es Google Drive. Es una herramienta sencilla para organizar los archivos digitales. Permite crear carpetas, subcarpetas y etiquetas para mantener los archivos organizados y fácilmente accesibles.
- Crea una estructura de carpetas lógica: la creación de una estructura de carpetas lógica es esencial para mantener los archivos organizados en Google Drive. Crea carpetas principales para cada área de tu negocio, como «Ventas», «Marketing», «Finanzas», etc. Luego, dentro de cada carpeta principal, crea subcarpetas para organizar tus archivos en función de la categoría. Por ejemplo, dentro de la carpeta «Marketing», puedes crear subcarpetas para «Redes sociales», «Publicidad», «Blog», etc.
- Utiliza nombres de archivo descriptivos: dar nombres descriptivos a los archivos facilita la búsqueda y el acceso a los mismos. Trata de utilizar nombres de archivo que sean precisos y que reflejen el contenido del archivo. Por ejemplo, en lugar de nombrar un archivo como «doc1», nómbralo como «Informe ventas Q1 2023».
- Organiza los archivos por fecha: la organización de los archivos por fecha es una forma eficaz de mantenerlos organizados cronológicamente. Crea carpetas o subcarpetas para cada año y mes, y coloca los archivos en la carpeta correspondiente según su fecha.
- Utiliza la barra de búsqueda: Google Drive tiene una función de búsqueda muy útil que te permite encontrar rápidamente los archivos que necesitas. Utiliza palabras clave o etiquetas para buscar archivos específicos en todas las carpetas de tu unidad. Te ahorrará mucho tiempo.
- Haz limpieza periódica: asegúrate de hacer limpieza periódica de tus archivos digitales. Elimina los que ya no necesitas y mueve los archivos importantes a carpetas específicas. De esta forma, puedes mantener tu Google Drive organizado y sin sobrecarga de archivos innecesarios.
3. Escritorio del PC
La última opción es el propio escritorio del PC. Organizar los archivos digitales de una marca personal en este espacio puede ser un desafío, pero existen algunas prácticas recomendadas que pueden ayudarte a mantener tus archivos ordenados y accesibles. Básicamente, son los mismos pasos que en Google Drive, la única diferencia entre ambos espacios es que uno está en la nube y el otro en tu dispositivo local. Pero a nivel funcional, es prácticamente igual.
En definitiva, organizar los archivos digitales de marca es fundamental para mantener una productividad y eficiencia óptimas en el día a día. Al seguir estrategias simples y aprovechar herramientas digitales como Notion o Google Drive, puedes mantener tus archivos digitales organizados y fácilmente accesibles. Al invertir tiempo en la organización de tus archivos digitales, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo en el futuro, permitiéndote concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
¿Qué herramienta utilizas para organizar tus archivos digitales?
